La durée de conservation des données doit être en lien avec la finalité du traitement. Elle peut dès lors varier de manière considérable et doit être annoncée préalablement à la collecte des données auprès des personnes concernées.

Ainsi, par exemple, pour la gestion de l’organisation d’un événement, les données ne doivent a priori pas être conservées au-delà de la date de ce dernier. En revanche, un diplôme doit pouvoir être attesté pendant 75 ans (à compter de la naissance de l’étudiant) et les données nécessaires pour ce faire doivent être conservées pendant cette période.