null Quelles sont les étapes à respecter dans le cycle de vie d'un projet IT à l'ULB?

Cet article décrit le cycle de vie -en 5 phases- des projets IT. Le formalisme requis dans le cadre des micro-projets IT est, lui, allégé > lire Ma demande IT a été catégorisée en demande de projet (ou micro-projet). Qu'est-ce que cela implique?

1. La conception

  • L'idée d'un projet naît de l'identification d'un besoin non couvert par l'offre de services IT de l'ULB. La phase de conception vise examiner la pertinence d'une réponse technique au besoin identifié:
    • retour sur investissement (ROI) faible 👉 préférer la mise en place d'une solution organisationnelle;
    • retour sur investissement (ROI) élevé 👉  effectuer une analyse high-level des besoins et introduire officiellement une demande IT;
  • La demande IT est traitée par l'IT Demand Mgmt Committee;
  • Si celle-ci est catégorisée en demande de projet (ou micro-projet), le PMO attribue un project_id qui officialise l'enregistrement de la demande de projet au portefeuille institutionnel des projets;
  • Le demandeur/futur Project Leader est ensuite invité à en présenter les contours à l'IT Project Framing Committee qui évalue le ROI et formule des recommandations en vue de l'organisation du projet;
  • Le Sponsor/Project Leader, informé des normes d'architecture IT, de cybersécurité et de gouvernance à respecter dans le cadre du projet, enregistre ensuite officiellement le Mandat;
Ne réinventons pas la roue !
- Demander une démonstration de solutions déployées dans d'autres institutions pour répondre à un besoin similaire peut permettre d'économiser beaucoup de temps et d'énergie. Cette démarche est donc vivement encouragée.
- Les démonstrations proposées par les fournisseurs eux-mêmes sont bien entendu utiles mais à considérer avec réserves.
- Avant de se tourner vers l'extérieur, il convient de vérifier si une solution interne existante pourrait être adaptée pour répondre au besoin.

2. L'organisation

La phase d'organisation démarre après validation du Mandat par le PMO. Le Project Leader enregistre ensuite officiellement la Charte Projet, en veillant à y intégrer les recommandations de l'IT Project Framing Committee.

Le PMO vérifie ensuite la disponibilité des ressources nécessaires à l'exécution du projet via le Capacity Planning. S'il y a des conflits de ressources, le projet doit passer par l'étape de priorisation par les instances de gouvernance. Le PMO doit ensuite valider la Charte Projet.

Si un marché public est requis, un premier draft du cahier des charges est préparé par le Project Leader sur base 1) des besoins récoltés, 2) de l'analyse technique et 3) d'éléments de design de la solution.

La liste des stakeholders -y inclus les équipes de support et opérationnelles- est affinée.

La stratégie de Change Management est définie par le Project Leader en collaboration avec le Sponsor.

3. L'exécution

La phase d'exécution se subdivise en plusieurs étapes-clés:

  1. Kick-off meeting;

  2. Analyse fine des besoins;

  3. Le cas échéant:
    • finalisation du cahier des charges;

    • appel d'offre marché public;

    • contrat fournisseur externe;

  4. Finalisation de l'analyse technique;

  5. Design complet de la solution;

  6. Formalisation des spécifications par le biais de schémas BPMN, documents Word et/ou fichier Excel);

  7. Configuration/développements des outils;

  8. Tests

  9. Documentation utilisateurs (front/back-end);

  10. Procédure de déploiement

Cette phase s'accompagne tout du long d'un travail de communication et de Change Management.

La bonne exécution des tâches est vérifiée par le Project Leader (matrice RASCI). Celui-ci rapporte:

  • au Comité de pilotage qui assure le contrôle du projet par le biais du Bulletin de santé;
  • au PMO qui assure le reporting vers les instances de gouvernance et qui, pour les projets classés A+ ou A, définit la méthodologie de gestion de projet et assure un suivi rapproché.

4. Le Hand-over

La phase de hand-over vise à transmettre la connaissance et les responsabilités de l'équipe projet vers les équipes en charge du service.

Avant la mise en production de la solution, l'équipe projet:

  • produit la documentation technique de la solution mise en place (schémas d'architecture, code documenté...);
  • met à jour la documentation fonctionnelle de la solution (flux BPMN, spécifications...);
  • complète, avec la collaboration de l'équipe opérationnelle, les FAQs Support ULB et les réponses-types à destination des utilisateurs front/back-end de la solution. Elle s'assure par ailleurs de la bonne communication de cette documentation vers les équipes métiers concernées;
  • aide les équipes en charge du support et de la gestion opérationnelle à compléter la Knowledge Base et, le cas échéant, à adapter le formulaire centralisé de demande de support;
  • assure les formations "Train the trainer";
  • présente la solution à l'occasion du standup meeting de l'équipe Support.

Ce transfert de connaissance est acté au moyen du Compte-rendu de réception. Ce n'est qu'après cette étape que la demande de mise en production adressée au Change Advisory Board (CAB) peut être examinée.

5. La clôture

Le Catalogue des Services IT est mis à jour par le Pôle Servicing.

L'équipe projet continue d'accompagner l'équipe opérationnelle dans les premiers moments de vie du service. La durée de cet accompagnement varie en fonction de la taille/complexité du projet.

Vient ensuite le temps de se pencher sur les enseignements à tirer de l'expérience vécue (Lessons Learned).

La clôture officielle du projet est enregistrée par le PMO dans le Portefeuille institutionnel des projets.

 

 

03 févr. 2023 - 16:25:08
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